(Thethaovanhoa.vn) - “Theo Leon Shimkin, Giám đốc NXB danh tiếng Simon & Schuster, có thể giảm bớt không phải chỉ 50% mà là 75% thời lượng các cuộc họp căng thẳng vốn vẫn làm cho ông lo lắng hàng ngày.1. Ông kể: “Suốt 15 năm, ngày nào tôi cũng dành gần một nửa thời gian để tổ chức họp về các khó khăn của công ty... Trong các cuộc họp ấy, chúng tôi luôn bị căng thẳng, ngồi không yên trên ghế, tranh cãi lẫn nhau và rơi vào vòng luẩn quẩn. Kết thúc một ngày làm việc, tôi hoàn toàn kiệt sức...”.
Và ông chia sẻ về bí quyết cải tiến các cuộc họp: không mở đầu bằng việc mọi người trình bày chi tiết các khó khăn rồi hỏi nhau “chúng ta sẽ làm gì đây?” như trước kia. Thay vào đó tôi đưa ra quy định: bất cứ ai muốn trình bày vấn đề gì thì phải chuẩn bị trước một bản báo cáo trả lời được 4 câu hỏi sau: 1 - Vấn đề là gì? 2- Đâu là nguyên nhân của vấn đề? 3- Những giải pháp nào có thể giúp giải quyết vấn đề? 4- Bạn chọn giải pháp nào?
Ông viết tiếp: Sau đó, các nhân viên chẳng mấy khi đem vấn đề của mình đến hỏi tôi vì họ biết rằng để trả lời 4 câu hỏi đó, bản thân họ phải suy xét thấu đáo mọi khía cạnh của vấn đề trước đã. Mà sau khi thực hiện điều đó thì có 75% các trường hợp là không cần phải hỏi ý kiến nữa, bởi giải pháp đúng đắn cứ tự nhiên hiện ra trong đầu họ...
(Trích Quẳng gánh lo đi và vui sống, Dale Carnegie, NXB Trẻ, 2014).
2. Cuốn sách này vốn không xa lạ với độc giả Việt Nam qua bản dịch cũ của Nguyễn Hiến Lê từ mấy chục năm trước (ảnh trên). Ở đó có vô vàn những mẩu chuyện chứa đựng các triết lý về sự minh triết, giúp người đọc chống lại những sự lo lắng không cần thiết.
Và hầu như ở bất cứ trang sách nào, bạn cũng có thể tìm thấy một vài câu cần phải đánh dấu bên lề hoặc cần chép lại vào sổ tay.
Tôi tin rằng, với các nhà quản lý của ta, cái bí quyết gọi là nâng cao hiệu quả họp hành nêu trên, chỉ là kỹ năng sơ đẳng của họ, những người đa số đã trải qua các lớp trung cấp, cao cấp chính trị - hành chính. Song có điều lạ là, nước ta sau bao nhiêu than phiền, vẫn là nước... đứng hàng đầu thế giới về số lượng và mật độ các cuộc họp, tọa đàm, hội thảo...
Con số thống kê về số lượng các cuộc họp hàng năm là căn cứ vào số liệu báo cáo, kiểm toán hẳn hoi. Vì họp hành không chỉ là chuyện mất thời gian mà còn là chuyện thâm thủng ngân sách. Chi phí họp hành của các bộ, ban ngành từ trung ương tới địa phương, hay nói vắn tắt là chi phí phong bì cho người đi họp là con số không hề nhỏ trong bảng quyết toán hàng năm.
3. Đáng ngại là vấn đề mà chúng ta gặp phải trong nhiều cuộc họp, là ngay cả những người tổ chức hội họp cũng không biết, hoặc không quan tâm tới mục đích: họp để làm gì?
Có biết bao nhiêu cuộc hội thảo rầm rộ, mời cả đại biểu quốc tế đến mà báo cáo tổng kết hội thảo dường như đã được... viết từ trước, hoặc tệ hơn là họp xong bao nhiêu vấn đề nêu ra sau đó lại lặng lẽ xếp vào ngăn kéo. Giải ngân xong kinh phí tổ chức hội thảo là... xong, lại chuẩn bị đưa vào dự toán ngân sách cuộc hội thảo mới. Họp là một cách giải ngân ngon lành nhất. Bởi thế hội thảo bất luận vấn đề gì cứ phải kéo nhau ra Đồ Sơn, Tam Đảo, Nha Trang, Vũng Tàu... với “chương trình nghị sự” được nắn theo chương trình nghỉ mát, ăn chơi...
Có lẽ, chúng ta sẽ đề nghị mồ ma tác giả Dale Carnegie viết thêm vài chương nữa về bí quyết giải ngân các cuộc họp, hay bí quyết sử dụng smartphone hiệu quả để chống buồn ngủ khi dự họp.
Đông Kinh
Thể thao & Văn hóa Cuối tuần
Tags