Thí nghiệm 'khi nhân viên phải họp quá nhiều' của Microsoft khiến các lãnh đạo phải thay đổi cách làm việc: Họp nhiều là biểu hiện của sự yếu kém, năng suất nhân viên giảm sút

Theo Healthline, cảm giác mệt mỏi không phải do tưởng tượng mà chúng có thật khi ta phải tham gia quá nhiều các cuộc họp.

Năm 2021, các nhà nghiên cứu thuộc phòng thí nghiệm Yếu tố con người của Microsoft yêu cầu 14 người tham gia cuộc gọi video khi đeo thiết bị điện não đồ. Vào một ngày thứ 2, số người tham gia được tổ chức bốn cuộc họp kéo dài nửa tiếng không nghỉ, nhóm khác có bốn cuộc họp kéo dài nửa tiếng với 10 phút nghỉ giữa mỗi cuộc để thiền. Vào thứ 2 tuần sau, hai nhóm đổi chỗ cho nhau.

Kết quả cho thấy những người không nghỉ giải lao có hoạt động sóng beta trong não tăng lên sau mỗi cuộc họp liên tiếp, chứng tỏ mức độ căng thẳng cao. Trong khi hoạt động beta vẫn ổn định ở những người nghỉ giải lao 10 phút.

Các nhà nghiên cứu cũng đo lường sự khác biệt trong hoạt động của sóng alpha bên phải và bên trái vùng trước não (được gọi là sự bất đối xứng alpha phía trước). Sự bất đối xứng alpha phía trước ở những người được nghỉ giải lao tích cực. Trong khi những người không giải lao có sự bất đối xứng tiêu cực, thể hiện sự căng thẳng.

"Tôi không ngạc nhiên khi người nghỉ giải lao giữa cuộc họp thấy tốt hơn. Cứ được nghỉ ngơi sẽ dễ chịu hơn", Laura Vanderkam, một chuyên gia quản lý thời gian nói.

Nhiều nghiên cứu có chung kết quả với nghiên cứu của Microsoft, khi cho thấy quá tải trong các cuộc họp khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, không hài lòng, những người thấy lịch trình đang chi phối cuộc sống của họ.

Ví dụ, một khảo sát với 76 công ty gần đây, các nhà nghiên cứu quản lý phát hiện năng suất nhân viên tăng gấp đôi khi các cuộc họp giảm 40%.

"Điều này do nhân viên thấy được trao quyền và tự chủ hơn. Thay vì nghe theo lịch trình cứng nhắc, họ sở hữu danh sách việc cần làm và tự chịu trách nhiệm. Điều này làm tăng độ hài lòng lên 52%", các nhà nghiên cứu viết trên tạp chí Harvard Business Reviews, tháng 3/2022.

Các chuyên gia cho hay, nếu bạn nghỉ ngơi giữa cuộc họp, hãy hạn chế lướt mạng xã hội hoặc đọc mail. "Nhiều người kiểm tra mail giữa cuộc họp như một hình thức giải lao. Nhưng sử dụng khoảng thời gian ít ỏi đó cho việc khác sẽ mang lại niềm vui và ý nghĩa cho cuộc sống, chẳng hạn 10 phút đi bộ ngoài hành lang".

Huấn luyện viên sức khỏe toàn diện Rosie Acosta đề xuất một kỹ thuật thư giãn: hít vào trong ba giây và thở ra trong sáu giây. "Bạn chỉ cần thực hiện 3-5 lần trước khi cơ thể bắt đầu phản ứng và giải phóng căng thẳng. Nếu ngồi máy tính nhiều có lẽ nên tận dụng giờ giải lao để đứng lên và vươn vai. Cách tốt nhất để tái tạo năng lượng làm việc là tắt những thứ gây xao nhãng", Rosie Acosta nói.

Làm sao để không tạo áp lực cho nhân viên từ cuộc họp?

Nhìn chung các cuộc họp không phải luôn mang ý nghĩa tiêu cực, chỉ là các nhà lãnh đạo nên đặt ra câu hỏi "phải làm sao để tạo ra hiệu quả?". Dưới đây là một số mẹo mà các chuyên gia nhân sự tại Giải pháp Nhà tuyển dụng Tối ưu đề xuất để giúp bạn tìm được sự cân bằng phù hợp với các cuộc họp của công ty:

- Đảm bảo các cuộc họp định kỳ vẫn đáp ứng đúng mục đích của chúng: Theo thời gian, các cuộc họp định kỳ có thể mất đi tác động nếu mọi người không tiếp tục nỗ lực. Người tổ chức nên lập kế hoạch cẩn thận để đảm bảo cuộc họp vẫn là một cách sử dụng thời gian hiệu quả và năng suất.

- Cắt giảm thời gian họp: Hãy tránh tạo ra những cuộc họp kéo dài và tạo nhiều thời gian nghỉ giải lao hơn. Các cuộc họp kéo dài hơn một giờ thường lãng phí và những người tham dự có nhiều khả năng bị kiệt sức cũng như hoàn thành rất ít việc sau giờ họp. Tốt nhất, nên nghỉ ngơi một chút thay vì dồn sức cho hàng loạt cuộc họp. Vì chỉ một vài phút cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn để giảm căng thẳng và tăng sự tập trung.

- Cắt giảm quy mô cuộc họp: Hãy suy nghĩ lâu dài và kỹ lưỡng về những người thực sự cần tham dự các cuộc họp của bạn. Cuộc họp càng lớn thì càng khó hoàn thành công việc thực tế và khó đưa ra quyết định.

- Lên lịch họp vào thời điểm tối ưu: Thời điểm tốt nhất để lên lịch họp là vào đầu hoặc cuối ngày làm việc. Điều này tạo ra các khối thời gian lớn không bị gián đoạn trong ngày làm việc còn lại, nơi nhân viên có thể tập trung và hoàn thành công việc.

- Khuyến khích quyền tự chủ ra quyết định: Điều quan trọng là khuyến khích nhân viên của bạn đưa ra quyết định bên ngoài môi trường nhóm, sau đó chia sẻ những quyết định đó và lý do đằng sau chúng. Điều này sẽ trao quyền cho mọi người đưa ra quyết định mà họ có khả năng tự đưa ra, cũng như tránh "suy nghĩ theo nhóm", trong khi vẫn cho phép người khác có cơ hội phản hồi.